Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

Постановлением Министерства труда и социальной защиты от 30.11.2023 № 47 «Об изменении постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40» внесены изменения в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек.

Действовавший до 1 января 2024 года порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривал запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником. Наниматель же оказывал содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (ч. 2 п. 63 Инструкции о трудовых книжках в действующей редакции).

С 01 января 2024 года порядок оформления дубликата трудовой книжки изменился.

При оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 года подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете (далее ИЛС) застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования, которая представляется нанимателю по установленной Инструкцией форме (ч. 3 ст. 50 Трудового кодекса Республики Беларусь в новой редакции). Предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений Фонда. Указанные сведения будут предоставляться нанимателям органами Фонда.

При оформлении дубликата трудовой книжки нанимателю необходимо:

1) запросить в ФСЗН информацию о трудовой деятельности работника, т.е. обо всех местах его работы.

Данную информацию наниматель сможет получить либо посредством общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС), либо через информационный ресурс «Личный кабинет плательщика взносов», размещенный на корпоративном портале Фонда.
Информация о трудовой деятельности предоставляется Фондом нанимателям на безвозмездной основе.

На момент направления запроса в Фонд работник должен быть принят на работу к данному нанимателю. В ином случае ФСЗН информацию о трудовой деятельности работника нанимателю не предоставит.

Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо организации) должен сформировать соответствующий запрос в ФСЗН по установленной форме (приложение 1 к Инструкции о трудовых книжках в новой редакции).

В нем необходимо указать:

— сведения о плательщике обязательных страховых взносов (учетный номер плательщика в органе Фонда, наименование, страховой номер ИЛС уполномоченного лица, запрашивающего сведения, содержащийся в его страховом свидетельстве государственного социального страхования;

— страховой номер ИЛС, содержащийся в свидетельстве социального страхования лица, по которому запрашиваются сведения о трудовой деятельности.

На едином портале электронных услуг для всех нанимателей с 4 января 2024 года доступна электронная услуга «Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)» (код — 3.25.12).

Информация о трудовой деятельности предоставляется ФСЗН по определенной форме и содержит следующие сведения (приложение 2 к Инструкции о трудовых книжках в новой редакции):

— о застрахованном лице (его Ф.И.О., страховой номер);

— трудовой деятельности (отдельно по каждому нанимателю). В частности, указываются наименование нанимателя, его УНП, адрес нахождения и др. Также в данном блоке указываются сведения о приеме на работу и увольнении с работы, о периоде работы по должности служащего, профессии рабочего, о присвоении квалификационной категории/разряда/класса/класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), информация по кодам основания увольнения.

2) запросить у прежних нанимателей на основании информации о трудовой деятельности, полученной от ФСЗН, информацию, необходимую для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки.

При оформлении дубликата трудовой книжки наниматель может не обращаться к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, если информация о трудовой деятельности работника предоставлена ФСЗН в полном объеме.

Например, когда за дубликатом обращается работник, у которого стаж работы начался только с 2021 года и в отношении которого в Фонде имеются сведения о виде договора, заключенного с указанным работником, наименовании профессии (должности), наименовании структурного подразделения, есть сведения об основаниях увольнения данного работника и т.д.

Узденский райотдел Миноблуправления ФСЗН